Datenschutzerklärung – KI OfficePilot
Stand: 7. Oktober 2026
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten KI OfficePilot verarbeitet und insbesondere, wie Daten aus Google Calendar und Microsoft 365 verwendet, gespeichert, weitergegeben und gelöscht werden.
1. Verantwortlicher
KI Service Burgas
Burgas, Bulgarien
E-Mail: [email protected]
Website: kiservice-burgas.com
KI OfficePilot ist ein von KI Service Burgas bereitgestellter webbasierter Büroassistent für die strukturierte Bearbeitung von Kundenanfragen, Vorgängen, Aufgaben, Rückrufen und Terminen.
2. Zweck von KI OfficePilot
KI OfficePilot unterstützt Unternehmen dabei, eingehende geschäftliche Anfragen zu strukturieren, Vorgänge und Aufgaben zu verwalten, Dringlichkeiten und Terminwünsche zu erkennen sowie Antwortentwürfe vorzubereiten. Verbindliche Kundenkommunikation erfolgt nicht allein aufgrund einer KI-Entscheidung, sondern wird durch berechtigte Nutzer freigegeben.
Optional können Nutzer Google Calendar oder Microsoft 365 verbinden. Die Kalenderanbindung dient der Anzeige und Prüfung von Verfügbarkeiten, der Erkennung von Terminüberschneidungen und der Ermittlung geeigneter freier Zeitfenster.
3. Allgemein verarbeitete Daten
Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Unternehmens-, Benutzer- und Kontaktdaten,
- geschäftliche E-Mail-Adressen und vom Nutzer bereitgestellte Kommunikationsinhalte,
- Kunden-, Vorgangs-, Aufgaben- und Termindaten,
- technische Protokoll- und Sicherheitsdaten, soweit diese für Betrieb, Fehleranalyse und Schutz des Dienstes erforderlich sind,
- bei freiwilliger Kalenderverknüpfung die nachfolgend beschriebenen Google- bzw. Microsoft-Daten.
4. Google Calendar – Zugriff auf Google-Nutzerdaten
Die Verbindung mit einem Google-Konto ist freiwillig. KI OfficePilot verwendet Google OAuth 2.0. Ein Zugriff erfolgt erst, nachdem der Nutzer die angeforderten Berechtigungen auf dem Google-Zustimmungsbildschirm ausdrücklich erteilt hat.
4.1 Welche Google-Daten werden abgerufen?
Für die aktuelle Kalenderintegration fordert KI OfficePilot nur die für die angebotene Funktion erforderlichen Informationen bzw. Berechtigungen an:
- Google-Kontoidentität: grundlegende Identitätsinformationen und E-Mail-Adresse zur Zuordnung des verbundenen Google-Kontos zum richtigen OfficePilot-Benutzer,
- Kalenderliste (nur lesend): damit der Nutzer auswählen kann, welche seiner Google-Kalender für die Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigt werden sollen,
- Frei-/Belegt-Informationen: Zeiträume, in denen die ausgewählten Kalender frei oder belegt sind, um Überschneidungen zu erkennen und freie Zeitfenster zu ermitteln.
KI OfficePilot fordert für diese Funktion keinen Zugriff auf Gmail-Inhalte und keine Google-Kontakte an. Die aktuelle Free/Busy-Funktion ist nicht dafür vorgesehen, vollständige Beschreibungen, Teilnehmerlisten oder Inhalte privater Google-Kalendertermine auszulesen.
4.2 Wie werden Google-Nutzerdaten verwendet?
Google-Nutzerdaten werden ausschließlich verwendet, um die vom Nutzer angeforderte Kalenderfunktion in KI OfficePilot bereitzustellen. Konkret werden sie genutzt, um:
- das autorisierte Google-Konto dem OfficePilot-Benutzer zuzuordnen,
- dem Nutzer seine verfügbaren Kalender zur Auswahl anzuzeigen,
- für ausgewählte Kalender Frei-/Belegt-Zeiten abzufragen,
- Terminüberschneidungen zu warnen und geeignete freie Zeitfenster zu berechnen.
Google-Kalenderdaten werden nicht für Werbung, Retargeting, Profilbildung zu Werbezwecken, Bonitätsentscheidungen oder den Verkauf von Daten verwendet.
4.3 Speicherung von Google-Daten
KI OfficePilot speichert die für die Verbindung erforderlichen OAuth-Zugangsdaten serverseitig geschützt. Ausgewählte Kalenderkennungen und für die Verbindung erforderliche technische Metadaten können gespeichert werden, damit die vom Nutzer gewählte Kalenderverknüpfung funktioniert.
Vollständige externe Google-Kalender werden nicht dauerhaft in die OfficePilot-Datenbank kopiert. Für die Verfügbarkeitsprüfung benötigte Frei-/Belegt-Informationen werden nur soweit und so lange verarbeitet, wie dies zur Bereitstellung der Funktion erforderlich ist; technisch notwendige kurzzeitige Zwischenspeicherung kann zur zuverlässigen und performanten Bereitstellung erfolgen.
4.4 Weitergabe von Google-Nutzerdaten
Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft und nicht an Datenhändler oder Werbeplattformen weitergegeben. Eine Verarbeitung durch technische Dienstleister erfolgt nur, soweit dies für Hosting, Sicherheit und Bereitstellung von KI OfficePilot erforderlich ist und im Rahmen der jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Eine darüber hinausgehende Offenlegung erfolgt nur, wenn der Nutzer sie veranlasst, sie zur Bereitstellung einer ausdrücklich angeforderten Funktion erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Abwehr von Sicherheitsmissbrauch erforderlich ist.
4.5 Künstliche Intelligenz und Google-Daten
Die Nutzung von Daten aus Google Workspace APIs durch KI OfficePilot erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der dort beschriebenen Limited-Use-Anforderungen.
4.6 Widerruf und Löschung der Google-Verbindung
Der Nutzer kann die Google-Kalenderverbindung in KI OfficePilot trennen. Beim Trennen werden die für die Verbindung gespeicherten Zugangsdaten aus der aktiven OfficePilot-Verknüpfung entfernt; soweit technisch unterstützt, wird die Autorisierung beim Anbieter widerrufen. Gesetzlich erforderliche Nachweise oder Sicherheitsprotokolle können entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten bzw. berechtigter Sicherheitsanforderungen für einen begrenzten Zeitraum bestehen bleiben.
Zusätzlich kann der Nutzer den Zugriff von KI OfficePilot in den Sicherheitseinstellungen seines Google-Kontos widerrufen. Anfragen zur Löschung personenbezogener Daten können an [email protected] gerichtet werden.
5. Microsoft 365 Kalender
Optional kann ein Nutzer seinen Microsoft-365-Kalender verbinden. Auch diese Verbindung erfolgt nur nach ausdrücklicher Autorisierung. Die Integration dient der Kalender- und Verfügbarkeitsprüfung. OfficePilot benötigt für diese Funktion keine Berechtigung zum Lesen von E-Mail-Inhalten oder Kontakten. Externe Kalenderinformationen werden im Rahmen der vorgesehenen Verfügbarkeitsfunktion datensparsam verarbeitet.
6. KI-Verarbeitung innerhalb von OfficePilot
OfficePilot kann künstliche Intelligenz einsetzen, um vom Unternehmen bereitgestellte geschäftliche Inhalte zu analysieren, beispielsweise zur Erkennung von Anliegen, Prioritäten, Aufgaben, Rückruf- oder Terminwünschen und zur Erstellung von Antwortentwürfen. Die Google-Kalenderintegration ist davon getrennt und stellt primär Verfügbarkeitsinformationen für Kalenderfunktionen bereit.
Wie oben beschrieben, werden über Google Workspace APIs erhaltene Rohdaten oder daraus abgeleitete Nutzerdaten nicht zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner, nicht personalisierter KI-/ML-Modelle verwendet.
7. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt – abhängig von Nutzung und konkretem Verhältnis – insbesondere zur Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, auf Grundlage einer Einwilligung, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder aufgrund berechtigter Interessen an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb des Dienstes. Soweit eine Einwilligung Rechtsgrundlage ist, kann sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
8. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck, die Vertragsbeziehung, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Abwehr und Dokumentation von Sicherheitsvorfällen erforderlich ist. Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
9. Sicherheit und Zugriff
KI OfficePilot setzt technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein. Dazu gehören unter anderem Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffe und serverseitige Verarbeitung sicherheitsrelevanter Zugangsdaten. OAuth-Tokens sollen nicht im Browser, in öffentlich zugänglichen Protokollen oder in KI-Eingaben offengelegt werden.
10. Rechte betroffener Personen
Nach Maßgabe der DSGVO können betroffene Personen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch haben. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese für die Zukunft widerrufen werden. Zudem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Anfragen können an [email protected] gerichtet werden.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert, wenn sich Funktionen, Datenverarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Insbesondere werden Änderungen bei der Verwendung von Google-Nutzerdaten transparent in dieser Datenschutzerklärung berücksichtigt.